淺析零售藥店如何規(guī)避藥品購進(jìn)風(fēng)險

添加日期：2017年5月5日 閱讀：1846

為了企業(yè)利潤和市場經(jīng)濟競爭，一直以來，零售藥店藥品采購的方式眾多。但是隨著政府部門監(jiān)管力度的加強，零售藥店藥品采購的合法性和追溯問題成為零售監(jiān)管的關(guān)鍵要素。那么，零售藥店的藥品采購業(yè)務(wù)中如何操作才符合法規(guī)要求?企業(yè)在采購過程中應(yīng)該注意哪些關(guān)鍵因素?主要是要求企業(yè)采購的藥品來源明確合法，去向可循。

存在問題

目前，零售藥店購進(jìn)藥品主要存在以下幾方面的問題：

首先，沒有經(jīng)過首營審核審批就直接采購藥品。很多零售門店往往是先購進(jìn)藥品后才收集或補充首營資料和審批。首營資料沒有進(jìn)行合法性審核，是指沒有任何的審批記錄和相關(guān)人員的簽字確認(rèn)。

其次，首營審核不合格就急不可耐地購進(jìn)藥品。藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范現(xiàn)場檢查指導(dǎo)原則》中規(guī)定，采購中涉及的首營企業(yè)、首營品種，應(yīng)當(dāng)填寫相關(guān)申請表格，經(jīng)質(zhì)量管理部門(人員)審核。必要時應(yīng)當(dāng)組織實地考察，對供貨單位質(zhì)量管理體系進(jìn)行評價。如證件過期或證件不齊全或經(jīng)營范圍不符合要求。不按法規(guī)文件規(guī)定的人員進(jìn)行審核審批。

再次，收貨與驗收環(huán)節(jié)不合規(guī)。主要表現(xiàn)在三個方面：

一是收貨時沒有確認(rèn)是否是本門店的藥品。一開始首營資料的收集和錄入有誤，導(dǎo)致收貨信息和來貨單據(jù)有誤。單體藥店未能做到發(fā)票隨貨同行或門店采購藥品沒有向供貨方索取發(fā)票。

二是藥品驗收過程沒有按照要求進(jìn)行。單據(jù)上的信息和藥品實物內(nèi)容對不上，如批號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、日期等信息對不上。國產(chǎn)成藥沒有收集同一批號的藥品檢驗報告書和進(jìn)口藥品沒有收集統(tǒng)一批號的藥品進(jìn)口相關(guān)證明或許可文件。更糟糕的是，很多零售藥店資料歸檔管理不當(dāng)，未能找出相應(yīng)的資料文件以供檢查。

三是很多零售藥店對來貨進(jìn)行驗收時沒有做驗收記錄存檔備查�！端幤方�(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范現(xiàn)場檢查指導(dǎo)原則》明確要求：驗收藥品應(yīng)當(dāng)做好驗收記錄，包括藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、批準(zhǔn)文號、批號、生產(chǎn)日期、有效期、生產(chǎn)廠商、供貨單位、到貨數(shù)量、到貨日期、驗收合格數(shù)量、驗收結(jié)果等內(nèi)容。中藥飲片驗收記錄應(yīng)當(dāng)包括品名、規(guī)格、批號、產(chǎn)地、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠商、供貨單位、到貨數(shù)量、驗收合格數(shù)量等內(nèi)容，實施批準(zhǔn)文號管理的中藥飲片還應(yīng)當(dāng)記錄批準(zhǔn)文號。驗收人員應(yīng)當(dāng)在驗收記錄上簽署姓名和驗收日期。

另外，大多數(shù)零售藥店因為成本或技術(shù)人員配備不足等原因，忽略了門店采購員和驗收員的上崗資質(zhì)問題�！端幤方�(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范現(xiàn)場檢查指導(dǎo)原則》根據(jù)門店的經(jīng)營范圍不同有明確要求質(zhì)量管理、驗收、采購人員應(yīng)當(dāng)具有藥學(xué)或者醫(yī)學(xué)、生物、化學(xué)等相關(guān)專業(yè)學(xué)歷或者具有藥學(xué)專業(yè)技術(shù)職稱;從事中藥飲片質(zhì)量管理、驗收、采購人員應(yīng)當(dāng)具有中藥學(xué)中專以上學(xué)歷或者具有中藥學(xué)專業(yè)初級以上專業(yè)技術(shù)職稱。特別是沒有達(dá)到中藥飲片經(jīng)營所需要配備的人員資質(zhì)要求。

解決之道

針對上述問題，解決方法也很簡單。首先，根據(jù)門店的經(jīng)營范圍配備相關(guān)的專業(yè)人員，對應(yīng)崗位人員進(jìn)行各自的本職工作。首營資料要齊全并且合規(guī)合法，各項審核審批等工作流程要有明確的記錄歸檔備查。其次，各崗位人員要熟悉本崗位的崗位職責(zé)和工作流程，認(rèn)真仔細(xì)地做好每項工作。再次，收集齊全的資料文件要歸檔得當(dāng)，要求不管是從現(xiàn)場實物抽查藥品，還是從計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中抽查藥品，抑或從隨貨同行單等票據(jù)抽查藥品，都能及時找出相應(yīng)的單據(jù)、發(fā)票、首營資料、系統(tǒng)庫存及其對應(yīng)的實際庫存。完善各項資料文件并要求各個崗位人員的工作親自進(jìn)行簽名和日期確認(rèn)，驗收記錄應(yīng)在紙質(zhì)或計算機系統(tǒng)上記錄。

藥品的購進(jìn)管理關(guān)系到整個門店經(jīng)營的質(zhì)量管理追溯體系和是否誠實守信經(jīng)營，也是關(guān)系到監(jiān)管部門重點檢查的發(fā)票問題。很多問題在《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范現(xiàn)場檢查指導(dǎo)原則》中都被列為雙星項，而這些條款無論在認(rèn)證檢查還是在監(jiān)督檢查中只要涉及到一項，企業(yè)就有被撤銷《GSP》證書的風(fēng)險，應(yīng)引起零售藥店的重視。(作者單位系CIO合規(guī)保證組織)

責(zé)任編輯：芳芳    themanifestationessentials.com    2017-5-5 14:29:20

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